你(nǐ)可以将很(hěn)多工(gōng)作(zuò)中和(hé)生活中需要處理(lǐ)的複雜(zá)事(shì)情「項目化」。當你(nǐ)越來(lái)越多地将工(gōng)作(zuò)和(hé)生活中的事(shì)務以項目的方式來(lái)處理(lǐ)和(hé)推進執行時(shí)，或許連你(nǐ)自(zì)己也(yě)沒有意識到(dào)，其實你(nǐ)擁有的就是「項目管理(lǐ)思維」。
什(shén)麽是項目管理(lǐ)思維？我們嘗試着聊一聊項目管理(lǐ)思維常常涉及到(dào)的七個方面，希望可以幫助你(nǐ)在面對(duì)一件待解決的複雜(zá)事(shì)務時(shí)，能(néng)夠理(lǐ)清思路、考慮周全、明(míng)确行動并且最終收獲寶貴的經驗。
一、聚焦目标，策劃爲先
參考 PMI （美(měi)國項目管理(lǐ)協會(huì)）關于項目的定義，項目的目标應該是創造出獨特的産品、服務或成果。所以，項目管理(lǐ)思維通常會(huì)讓人們在面對(duì)一件待解決的複雜(zá)事(shì)務時(shí)，先聚焦目标，思考清楚完成這(zhè)件事(shì)産生出來(lái)什(shén)麽樣的産品、服務或成果才算(suàn)達成了(le)目标。
日常工(gōng)作(zuò)中，你(nǐ)會(huì)遇到(dào)産品、銷售、市場、财務等各類的部門(mén)和(hé)團隊目标。而生活中的個人目标，也(yě)會(huì)包括在購物、休閑、旅行、組織聚會(huì)等日常活動中。
在你(nǐ)通過 SMART 原則去構建一個清晰的目标的時(shí)候，别忘了(le)後續一切的努力都是在向着這(zhè)個目标而前進。僅僅有目标還不夠，還要用(yòng)目标來(lái)指導你(nǐ)的方向，成爲評判你(nǐ)行爲的依據。
項目管理(lǐ)的本質就是追求把策劃的與實施的趨向于一緻。把項目分爲啓動、計(jì)劃、執行、監控與收尾五個階段（過程）就是一個策劃的過程，那麽日常工(gōng)作(zuò)和(hé)項目管理(lǐ)過程中，事(shì)先策劃是做好(hǎo)一項工(gōng)作(zuò)的前提，也(yě)是避免返工(gōng)，減少浪費時(shí)間的最爲有效的手段。
二、制定并重視(shì)計(jì)劃
想要完成一件事(shì)情，通常需要有計(jì)劃地去完成。所謂「謀定而後動」，講的就是先制定好(hǎo)計(jì)劃，謀劃準确周到(dào)後再行動。
計(jì)劃可以是一個 Excel 表格，可以是一個貼上(shàng)便簽的看(kàn)闆，也(yě)可以是一張繪制精良的甘特圖。總之，你(nǐ)需要一個計(jì)劃來(lái)爲你(nǐ)勾勒出在未來(lái)完成這(zhè)件事(shì)預期的進展和(hé)完成時(shí)間。
産品Roadmap 是一個粗粒度的産品計(jì)劃，工(gōng)程進度表是一個詳細的施工(gōng)進展計(jì)劃，商業培訓課表是一個完成課程的培訓計(jì)劃。
在一件待解決的事(shì)情面前，有意識地先去制定計(jì)劃，是項目管理(lǐ)中很(hěn)重要的一種思維方式。
計(jì)劃不同于策劃，計(jì)劃更明(míng)确、更具體。計(jì)劃大(dà)到(dào)人生的規劃，小(xiǎo)到(dào)月計(jì)劃、周計(jì)劃，日常工(gōng)作(zuò)安排，有計(jì)劃的工(gōng)作(zuò)才能(néng)有條不紊，有計(jì)劃的工(gōng)作(zuò)才能(néng)充分準備，周詳安排，不至于忙亂出錯，減少返工(gōng)，提升效率。
三、成本思維
每做一項工(gōng)作(zuò)都需要花(huā)費成本，其中時(shí)間就是最基本的成本。
在進行工(gōng)作(zuò)時(shí)，要視(shì)花(huā)費時(shí)間爲一種投資行爲，也(yě)就是說你(nǐ)花(huā)掉了(le)一個小(xiǎo)時(shí)的時(shí)間，你(nǐ)是否創造了(le)超過一個小(xiǎo)時(shí)時(shí)間成本的價值。比較兩者之間的差距，會(huì)讓你(nǐ)更加珍惜時(shí)間、節省時(shí)間。
四、考慮風(fēng)險，一次做對(duì)
每一件你(nǐ)要完成的事(shì)情，都有或多或少的因素導緻你(nǐ)可能(néng)無法完成，或者完成的時(shí)間、質量、成本等等無法達到(dào)滿足目标要求，這(zhè)些(xiē)因素就是你(nǐ)需要考慮的風(fēng)險。
關于風(fēng)險的考慮，可以很(hěn)宏觀，例如一個商業地産的投資項目，需要考慮國家和(hé)當地政策與環境的風(fēng)險；可以很(hěn)複雜(zá)，例如一個大(dà)型的通信系統工(gōng)程項目可能(néng)會(huì)涉及商務風(fēng)險、技術方案風(fēng)險、售後實施和(hé)服務風(fēng)險。
可以很(hěn)細微，例如一場重要的産品宣講會(huì)可能(néng)會(huì)有現(xiàn)場翻頁筆(bǐ)沒電和(hé)麥克風(fēng)效果不好(hǎo)的風(fēng)險。
也(yě)可以很(hěn)難以掌控，一次策劃良久的出國旅行可能(néng)因爲簽證的辦理(lǐ)而延遲幾個月的時(shí)間。
擁有風(fēng)險意識，可以讓你(nǐ)做事(shì)時(shí)能(néng)提前進行風(fēng)險規避、應對(duì)措施和(hé)心理(lǐ)準備，提高(gāo)達成目标的成功率和(hé)調整對(duì)于結果的心理(lǐ)預期。
項目目标管理(lǐ)中強調目标分解與目标達成的跟蹤，項目工(gōng)作(zuò)并不提倡反複測試或者臨時(shí)方案的理(lǐ)念，而是直接針對(duì)目标制訂計(jì)劃和(hé)行動方案。
所以，項目管理(lǐ)強調一次性做對(duì)，一次性做好(hǎo)，同樣日常工(gōng)作(zuò)與生活中一次性把工(gōng)作(zuò)做到(dào)位的思維也(yě)是減少返工(gōng)，提升工(gōng)作(zuò)效率的有效方法。
五、系統性思考分解工(gōng)作(zuò)，并行處理(lǐ)
無論是策劃一場産品發布會(huì)、組織一次全員培訓、策劃一場婚禮，還是安排一次全家旅行，都需要通過系統性的思考來(lái)綜合認知(zhī)完成這(zhè)件事(shì)的整體概貌、階段和(hé)步驟，然後将它們分解成一個個有産出成果的任務，并且在整個過程中可以随時(shí)地監控完成進展和(hé)狀态。
系統性的思考有助于建立對(duì)于事(shì)務認知(zhī)的整體觀和(hé)全局觀，從(cóng)多維度動态地綜合考慮問題。經過系統性的思考，将達成目标需要的工(gōng)作(zuò)進行分解，定義工(gōng)作(zuò)的範圍，劃分階段和(hé)任務層級，讓每個分解的任務呈現(xiàn)可監控的狀态，并且有可交付的成果。
在項目管理(lǐ)專業領域，一般常用(yòng) WBS（工(gōng)作(zuò)分解結構）來(lái)描述和(hé)呈現(xiàn)這(zhè)一思維的過程和(hé)成果。
工(gōng)作(zuò)中我們每天會(huì)有很(hěn)多待處理(lǐ)的任務，通常大(dà)家的習慣是做完一件工(gōng)作(zuò)後才開(kāi)始處理(lǐ)另外(wài)一個工(gōng)作(zuò)，對(duì)于我們日常工(gōng)作(zuò)和(hé)生活來(lái)說，我們需要練就并行處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)任務的能(néng)力，比如聽會(huì)議(yì)時(shí)可以寫報(bào)告（特别說明(míng)的是一邊聽一邊寫，不受影響）、同時(shí)操縱幾台電腦(nǎo)，在做飯時(shí)把要聽的财經節目聽完等。
也(yě)就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術吧，我們需要練就這(zhè)種能(néng)力，并且養成習慣。學會(huì)并行處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)是有效節省時(shí)間、提升工(gōng)作(zuò)效率的重要手段。
六、過程處理(lǐ)并善于總結
項目管理(lǐ)普遍采用(yòng)節點或裏程碑評價的管理(lǐ)模式，這(zhè)是一種過程監控管理(lǐ)的有效手段。
同樣，這(zhè)種方法适用(yòng)于我們的工(gōng)作(zuò)與生活，階段進行總結與反思，能(néng)夠有效提升工(gōng)作(zuò)質量，及時(shí)修正錯誤，爲最終達成目标提供支持。
更爲重要的是，階段總結能(néng)夠使工(gōng)作(zuò)成果整理(lǐ)固化，形成知(zhī)識沉澱，在後續工(gōng)作(zuò)或項目中形成便于引用(yòng)與輸出。
善于總結，可以幫助你(nǐ)沉澱工(gōng)作(zuò)經驗和(hé)生活閱曆。
以一個實踐 Scrum 的敏捷研發項目爲例，每一個研發的叠代周期結束時(shí)整個團隊會(huì)召開(kāi) Sprint 回顧會(huì)議(yì)，用(yòng)來(lái)總結在這(zhè)次叠代中有哪些(xiē)是團隊做得好(hǎo)或者不好(hǎo)的地方，好(hǎo)的地方号召大(dà)家以此爲榜樣，在以後的工(gōng)作(zuò)中繼續保持;不好(hǎo)的地方要吸取教訓，避免以後再次發生。
生活中也(yě)是一樣，每次三五親朋好(hǎo)友的家庭聚會(huì)後，細心的主人會(huì)總結今天哪一道(dào)菜最受歡迎，下(xià)次聚會(huì)時(shí)分量可以增加一些(xiē);哪位朋友遲到(dào)了(le)，下(xià)次聚會(huì)得重點提醒來(lái)早一些(xiē);可以向哪位朋友請(qǐng)教遊戲的技巧，下(xià)次聚會(huì)可以讓自(zì)己的表現(xiàn)讓大(dà)家眼前一亮(liàng)。
七、團隊協作(zuò)與有效溝通
解決一件複雜(zá)的事(shì)情，需要團結參與其中的所有人來(lái)共同努力。
首先要能(néng)明(míng)确團隊成員之間基于任務的責任矩陣，讓整個團隊責權明(míng)晰;其次，完成自(zì)己任務的同時(shí)，還能(néng)協助團隊裏的其他(tā)人完成任務。同時(shí)，溝通的重要性不言而喻。
一群人相互之間想要做到(dào)有效溝通，通常要能(néng)達成三點：
1）我能(néng)随時(shí)從(cóng)團隊其他(tā)成員那裏獲取我想要的信息；
2）我提供的信息能(néng)随時(shí)傳達到(dào)可能(néng)需要的團隊其他(tā)成員那裏去；
3）盡可能(néng)消除或減少信息在成員之間的中轉。
就像一個互聯網産品的誕生需要産品經理(lǐ)、設計(jì)師、工(gōng)程師的緊密協作(zuò)一樣，一場成功的新聞發布會(huì)離不開(kāi)主辦方、承辦方、嘉賓和(hé)媒體的共同策劃、組織與配合，一次家庭聚會(huì)的成功組織離不開(kāi)親朋好(hǎo)友的積極參與和(hé)相互支持，團隊協作(zuò)與有效溝通從(cóng)始至終都發揮着不可替代的作(zuò)用(yòng)。
項目溝通管理(lǐ)強調識别信息并及時(shí)将信息傳遞給有需要的人，做到(dào)精準表達與高(gāo)效溝通。那麽，高(gāo)效的溝通同樣是提升工(gōng)作(zuò)效率、節省時(shí)間的有效手段。
日常工(gōng)作(zuò)中，同樣要規劃溝通，采用(yòng)什(shén)麽樣的形式傳遞與傳播信息給你(nǐ)的人際圈，對(duì)别人需要了(le)解你(nǐ)的信息能(néng)夠方便、快(kuài)捷地獲取與了(le)解。做好(hǎo)信息需求的便捷獲取将是減少問詢的最有效方式。
無論是在工(gōng)作(zuò)中還是生活中，面對(duì)問題時(shí)能(néng)夠聚焦目标，通過系統性思考來(lái)分解工(gōng)作(zuò)，制定計(jì)劃，促進團隊協作(zuò)和(hé)有效溝通，考慮風(fēng)險并且善于總結，這(zhè)些(xiē)項目管理(lǐ)的思維可以讓你(nǐ)切實地從(cóng)中受益。
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